A home office térnyerése óta az irodai kommunikáció érezhetően megváltozott: a kollaborációs platformokat, mint amilyen a Microsoft Teams is, gyakran elsődleges kommunikációs csatornaként használjuk, nem csak akkor, ha a beszélgetés egyik vagy több résztvevője is távmunkából dolgozik, de sokszor akkor is, ha egyébként mindenki az irodában van. A munkahelyi chat-csoportok terjedésének sebességével azonban az etikett megismerése nem feltétlenül tudta tartani a lépést, és emiatt sokszor éppen a kommunikációs felületek használata okoz kommunikációs zavart és elkerülhető feszültséget a kollégák között.

Zöld, sárga vagy piros – a képernyő sarkában megjelenő apró fények meghatározzák, hogyan kommunikálunk ma egymással. A Microsoft Teams és más kollaborációs platformok státuszai lettek az új „digitális ajtókopogtatók”: láthatatlan, mégis nagyon is érezhető szabályrendszert teremtenek arról, ki mikor elérhető, vagy éppen mikor van szüksége teljes koncentrációra, amit nem szeretne megszakítani. A kérdés csak az, vajon mindannyian ugyanazt értjük-e a jelek alatt? Röviden: nem nagyon. És ebből sok apró konfliktus származhat.

Hogyan dekódolhatjuk a Teams színeit?

A Microsoft Teams felületén a nevünk mellett lévő kis pötty színe – zöld, sárga vagy piros – jelzi a kollégáinknak, hogy éppen mennyire vagyunk elérhetőek.

A zöld státusz önmagában egyszerű: „elérhető vagyok”. Csak épp nem mindegy, kinek mit jelent ez a szó. Van, akinek a zöld azt jelzi, hogy tényleg szabad – épp adminisztratív feladatot végez, van ideje beszélgetni vagy válaszolni. Másnak viszont ez az alapállapot, amit akkor is kint hagy, ha tíz perce fejben már egy teljes figyelmet igénylő feladatban van. Így történhet meg, hogy valaki bátorkodik ráköszönni egy kollégára, aki láthatóan „online” van, a túloldalon pedig felháborodott sóhaj érkezik: „miért pont most kell ezt?”

A sárga ikon még trükkösebb. Hivatalosan azt jelenti, hogy a felhasználó nem elérhető vagy inaktív – például magára hagyta a gépet, vagy épp telefonál. A gyakorlatban viszont sokan „soft do not disturb”-ként használják: jelzik, hogy dolgoznak, de szükség esetén elérhetőek. Másoknak pedig egyenesen semmit nem mond, hiszen a Teams könnyedén átvált sárgára akkor is, ha valaki éppen hosszabban gondolkodik egy mondat fölött, vagy jobban elmélyül egy gyors offline megbeszélésben. Így a sárga státusz gyakran inkább szorongást kelt abban, akinek ezt a sárgán villogó kollégát kellene elérnie: vajon nem akar válaszolni, vagy csak otthagyta a laptopját?

A piros„ne zavarj” státuszt sokan úgy kezelik, mint a való életben azt a pillanatot, amikor valaki becsukja maga mögött az ajtót, és kiírja: „kérem, most ne kopogjanak”. Ez az ikon olyannyira szigorúnak hangzik, hogy sok munkavállaló szinte bűntudatot érez, ha mégis megzavar egy kollégát, aki a tiltó jelzést használja – még akkor is, ha valóban halaszthatatlan kérdéssel keresi. Ezzel szemben mások teljes természetességgel írnak rá bárkire, bármikor, abból kiindulva, hogy ha most nem is ér éppen rá, az üzenet ott lesz, és majd válaszol, amikor neki kényelmes. Ez a kettős norma pedig olyan kommunikációs elcsúszásokhoz vezet, ami aztán könnyen eredményez sértődést bármelyik oldalon – „Miért most ír, mikor látja, hogy elfoglalt vagyok?”, vagy éppen „Miért sértődik meg csak azért, mert kérdeztem valamit?”

A digitális státuszok értelmezése tehát messze nem univerzális. De miért látjuk ennyire különbözően ezeket a jelzéseket?

Különböző stílusok, különböző kommunikáció

Az egyik legfontosabb tényező a személyes munkastílus. Vannak, akik számára a fókuszidő szent: ha pirosra váltanak, az olyan, mintha egy csendes szobába vonulnának el. Mások viszont szeretik a spontán kommunikációt, és nem bánják, ha megzavarják őket: szerintük ez gyorsítja a munkát, nem lassítja. Az introvertáltabb dolgozók gyakran igénylik a vizuális határvonalakat, az extrovertáltabb kollégák pedig sokszor hidakat látnak ott, ahol mások falakat építenének.

A másik meghatározó tényező a csapatkultúra. Van, ahol a projektmenedzserek kérik, hogy piros státusz esetén csak vészhelyzetben írjanak egymásra. Más helyeken viszont lazább kommunikációs kultúra uralkodik: írhatsz, amikor akarsz, és a másik majd válaszol, amikor tud. Itt a státusz inkább tájékoztató jellegű, nem szabály. Sőt, bizonyos csapatoknál még elvárás is, hogy valaki akkor is válaszoljon, ha elvileg „zavartalan módban” van – ez azonban hosszú távon komoly stresszhez és kiégéshez vezethet, így ha ez az attitűd alakult ki a csapatban, azon mindenképpen érdemes mielőbb változtatni.

Szintén gyakran előkerül a generációs különbség kérdése is. A digitális nomádként és chates kultúrában felnőtt fiatalabb munkavállalók számára a státuszok sokszor csak lazán vett technikai jelzések: egyfajta háttérzaj a munkában. A tapasztaltabb kollégák viszont gyakran precízebben használják és komolyabban is veszik őket – egyfajta protokollként tekintenek rájuk. Ha így vesszük, senki sem téved és senkinek nincs egyértelműen igaza, egyszerűen más rendszerekhez szoktak hozzá az emberek.

Érdekes kérdés az is, hogyan függ a jelzés használata a feladattól. A mély koncentrációt igénylő munkák – stratégiai tervezés, adatelemzés, kreatív írás – esetében a piros státusz valóban létfontosságú tud lenni. Míg operatív, gyors reakciót igénylő munkakörökben sokszor indokolt, hogy valakit akkor is megkeressenek, ha épp nem zöld az ikonja.

És ott van még a digitális komfortszint is: sokan egyszerűen nem figyelnek a státuszokra, nem is igazán értik, mikor mit jelent, és egyáltalán nem tekintik kommunikációs eszköznek ezt a lehetőséget. Másoknál viszont már-már jól megkomponált jelnyelvvé vált: tudatosan kapcsolnak át módok között, és elvárják, hogy ezt mások tiszteletben tartsák.

Mikor indokolt átlépni a „ne zavarj” státuszt?

A legtöbb csapatban kialakul egy íratlan szabályrendszer arra, mi számít valóban sürgősnek: például technikai leállás, határidős válsághelyzet, vagy olyan információ, amely nélkül megállna a projekt. Ilyenkor ér – sőt, kell is – ráírni arra, akinél kulcsfontosságú információ vagy döntési jogosultság van, akkor is, ha egyébként piros ikon van a neve mellett. De az, hogy ezt ki mennyire tartja be, nagyrészt azon múlik, mennyire transzparens a csapat kommunikációja, és mennyire érzik a tagok, hogy a jelzéseik számítanak.

A digitális státuszok tehát sokkal többek egyszerű ikonoknál. Apró társas jelzések, amelyek befolyásolják a hatékonyságot, a figyelmet és a csapaton belüli dinamikát. A félreértelmezésük apró, ám annál gyakoribb feszültségekhez vezethet, de szerencsére a megoldás végső soron nem bonyolult: tisztázni kell a csapaton belüli elvárásokat. Nem minden cégnél kell kőbe vésni a státuszok szabályrendszerét, de érdemes legalább kimondani, ki mit ért alattuk. Mert amíg ezek a jelzések maradnak a digitális kommunikáció útjelzői, addig a konfliktusokat csak úgy kerülhetjük el, ha mindenki ugyanazt érti alattuk. Ez egy olyan közös tudás, amire a siker érdekében egészen biztosan szükségünk lesz a jövőben.